Procedimiento de Auditoría

Preparación de Auditoría : Definición del alcance de los objetivos y recursos de la Auditoría, Revisión preliminar de documentos, Plan de Auditoría, Asignación de equipo de Auditoría y Documentos de trabajo.

Ejecución de Auditoría : Reunión inicial, Recolección de datos y pruebas, Hallazgos de la Auditoría y Reunión de clausura.

Informe de Auditoría : Preparación del informe, Presentación informe, Distribución del informe y Retención de documentos.

Aplicación de acciones, seguimiento.

Revisión y Mejoramiento

Junto a la Política Ambiental, esta instancia es muy importante, puesto que, al revisar y mejorar continuamente el SGA y mantenerlo en un nivel óptimo respecto al comportamiento ambiental global. En este sentido, esta instancia comprende tres etapas : Revisión, Mejoramiento y Comunicación.

11 La revisión del SGA permite evaluar el funcionamiento del SGA y visualizar si en el futuro seguirá siendo satisfactorio y adecuado ante los cambios internos y/o externos. Por tanto, la revisión debe incluir :

Revisión de objetivos y metas ambientales y comportamiento ambiental.

Resultados de la auditoría del SGA.

Evaluación de efectividad.

Evaluación de la política ambiental, es decir, Identificación de la legislación ambiente, Expectativas y requisitos cambiantes en partes interesadas, Cambios en productos o actividades, Avances en ciencias y tecnología, Lecciones de incidentes ambientales, Preferencias del mercado enfermes y comunicación.

21 El Mejoramiento Continuo es aquel proceso que evalúa continuamente el comportamiento ambiental, por medio de sus políticas, objetivos y metas ambientales.

Por lo tanto debe :

# Identificar áreas de oportunidades para el mejoramiento del SGA conducentes a mejorar el comportamiento ambiental.

Determinar la causa o las causas que originan las no conformidades o deficiencias.

Desarrollar e implementar planes de acciones correctivas para tratar causas que originan problemas.

Verificar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas.

Documentar cualquier cambio en los procedimientos como resultado del mejoramiento del proceso.

Hacer comparaciones con objetivos y metas.

31 La Comunicación externa adquiere relevancia, dado que, es conveniente informar a las partes interesadas los logros ambientales obtenidos. De esta forma se demuestra el compromiso con el medio ambiente, lo cual, genera confianza en los accionistas, en los bancos, los vecinos, el gobierno, las organizaciones ambientalistas y los consumidores. Este informe debe incluir la descripción de las actividades en las instalaciones, tales como procesos, productos, desechos, etc.

Como se observa, hemos descrito toda la gama de herramientas, funciones y mecanismos que le permiten a una empresa u organización quedar registrada o certificada bajo ISO 14.001, que se constituye en la norma que permite la certificación del Sistema de Gestión Ambiental (SGA) de una organización.

El siguiente capítulo, mostrará el caso práctico y real de como una empresa Chilena, del Sector Gráfico instaura en su sistema de gestión tradicional, un Sistema de Gestión ambiental.

 Figura. Propuesta e implementacion de la ISO 14000

 PROPUESTA E IMPLEMENTACIÓN DE LA NORMA ISO 14.000

En el capítulo recién visto se analizó y describió teóricamente la norma ISO 14.000, dándole especial énfasis al sistema comprendido en ISO 14.001, puesto que es a través de esta norma que una organización puede ser certificada. En el presente capitulo se desarrollara la propuesta de la implementación de un Sistema de Gestión Ambiental a una empresa.

I.- DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

La Empresa que se pretende certificar bajo ISO 14.000, corresponde a "Gráfica Mans". La empresa se dedica a la fabricación de etiquetas autoadhesivas (calcomanías) y a la impresión de propaganda en telas (banderines, poleras, lapices, etc.). 

Esta empresa nace hace 30 años como una taller artesanal de estampados, con el tiempo y la buena gestión y profesionalismo de su dueño logra posicionarse dentro de este sector como una empresa de trayectoria en su rubro, esta compuesta por 52 personas, entre gerentes, personal administrativo, jefes de taller y operarios. Se encuentra ubicada en el sector Sur de Santiago, en la Comuna de La Cisterna.

1. Organización

La administración general de la empresa es manejada por su dueño Don Rafael Zamorano Mans, quien hace las veces de gerente general y representante legal, su hijo, es quien se encarga del área comercial de la empresa. Las áreas administrativas y de producción están a cargo de otros gerentes. Para tener una mejor visión de lo que es esta empresa, la figura 1 nos muestra la estructura organizacional.

2. Descripción de cargos

A continuación se detallarán las labores asociadas a cada área descrita en el organigrama, describíendose cuales son las responsabilidades, las características profesionales y por cuantas personas están compuestas cada área.

Gerencia General

La gerencia general, como se dijo anteriormente está a cargo del dueño de la empresa, Don Rafael Zamorano Mans, de profesión Dibujante industrial de la Universidad Técnica del Estado (actual USACH) con un MBA de la Universidad Adolfo Ibañez. La labor del gerente general es la coordinación de todas las áreas de la empresa, es en esta gerencia en donde se fijan las metas y objetivos que les serán exigidos a los otros gerentes. 

Aparte de estas labores de Administración y gestión de la empresa. Don Rafael es quien personalmente, está atento a la salida al mercado de nueva tecnología, la que luego de una evaluación y si esta cumple con los requisitos que el considera le serán beneficiosos a su empresa, compra en el extranjero, principalmente en Italia, Estados Unidos y Alemania.

Esta gerencia esta compuesta por 3 personas, el Gerente General, un Junior y una secretaria.

Gerencia Comercial

Esta gerencia está a cargo de Rafael Zamorano Infante, de profesión Ingeniero Civil industrial de la Universidad de Santiago. La misión de esta gerencia es la comercialización de todas las líneas de productos que se fabrican, también es esta gerencia la encargada de desarrollar nuevos productos. De esta área dependen dos unidades o departamentos, que describiré a continuación, además de 2 secretarias.

a) Departamento de Ventas Santiago: Esta unidad esta liderada por un jefe de ventas con basta trayectoria en la venta industrial de productos gráficos de serigrafía y estampados, la labor de este departamento es la comercialización en toda el área metropolitana de los productos. Este departamento esta compuesto además del jefe de ventas, por 4 vendedores especialistas en el rubro.

b) Departamento de Ventas Regiones: Este departamento está dirigido por su jefe de ventas regionales y compuesto por 3 vendedores. Dos de estos vendedores realizan las ventas en las regiones Sur del país y uno en la zona norte. al igual que el departamento de ventas Santiago, la misión de este departamento es la comercialización de toda la línea de productos de la empresa.

Gerencia de Producción

La gerencia de producción está a cargo de Don Sergio Carrasco, de profesión Técnico Industrial, esta gerencia es la Encargada de realizar, diseñar y perfeccionar todos los procesos productivos necesarios para la materialización de los pedidos encargados por el área comercial de la empresa.

Esta gerencia esta subdivida en 2 áreas importantes de proceso, a saber:

a) Taller de impresión: Esta área está a cargo de un jefe de taller, el cual tiene la responsabilidad del proceso productivo de estampados ya sea en telas (lienzos, poleras, ropa, etc.), afiches de papel, productos plásticos y todo lo relacionado al área de impresión de la empresa. Esta área, aparte de su jefe está compuesta por 22 operarios y 3 choferes. De este taller también depende la bodega y el reparto de los pedidos a los clientes.

b) Taller Gráfico: Esta área de la gerencia de producción es la encargada de realizar la primera parte del proceso de producción, esta primera parte consiste en el diseño y confección de los negativos, estenciles y bastidores que serán usados en la segunda etapa de producción. Esta área está dirigida por un jefe de taller, 5 técnicos gráficos y 4 operarios.

Gerencia de Administración y Finanzas

Esta gerencia es liderada por el gerente de Administración y Finanzas, Sr. Armando Muñoz Valdés, de profesión Ingeniero Comercial de la Universidad Gabriela Mistral. Esta gerencia es la encargada de administrar y optimizar los Recursos financieros de la empresa, entre las labores que se le ha encargado a esta gerencia están la obtención de financiamiento con los Bancos, obtención de líneas de crédito, comercio exterior, obtención de las materias primas requeridas para el proceso productivo, realizar el presupuesto anual, etc. De esta gerencia dependen los siguientes departamentos:

a) Contabilidad: Este departamento está a cargo del jefe de contabilidad y un administrativo, este departamento es el encargado de preparar los balances, estados de resultado, pago de IVA, pago de facturas, pago de remuneraciones, pago de imposiciones, entre otros.

b) Adquisiciones: Este departamento está dirigido por un encargado de adquisiciones mas una asistente, este departamento es el encargado de las compras de materias primas e insumos requeridos en el proceso productivo y en general de todo la interacción con proveedores que mantiene la empresa.

Ya conocida en detalle la estructura organizacional de la empresa, a continuación describiremos las lineas de proceso que la empresa utiliza:

3. Líneas de Proceso Empresa Gráfica Mans:

1.- Diseños Gráficos.

2.- Off Set.

3.- Serigrafía.

4.- Rotulación Gráfica.

5.- Metalúrgica Publicitaria.

Es a través de estas 5 líneas de procesos que la empresa utiliza que son creados los distintos productos que mencionaremos a continuación:

4. Líneas de Productos Empresas Gráficas Mans

1.- Etiquetas de tela Autoadhesivas.

2.- Calcomanías en plásticos.

3.- Calcomanías en papel.

4.- Afiches de Papel.

5.- Letreros metálicos.

5.- Estampados varios en prendas de vestir.

5. Proceso Productivo

Como se indicó anteriormente, existen en la empresa 5 líneas de procesos, no obstante, el proceso productivo para estas 5 lineas de proceso es básicamente el mismo.

Es valido aclarar que los 5 tipos de procesos son, por así decirlo, 5 técnicas distintas de estampar un producto y se diferencian entre si por aspectos tales como: Resolución (nitidez requerida) en el estampado, cantidad de colores a combinar, mezcla de colores, tamaño del estampado, etc,. 

Por ejemplo si queremos estampar la polera de un equipo de futbol con su numero y nombre, lo más recomendable es hacerlo mediante un proceso serigrafico; Si por otro lado, tenemos el estampado de una calcomanía circular de 5cm de diámetro, con un logotipo de más de tres colores y con una leyenda escrita en su contorno, lo mas apropiado seria hacerlo bajo un proceso Off-Set.

Del ejemplo anterior diremos que a parte de las diferencias en la calidad de impresión (mayor o menor resolución) la diferencia esta dada por el precio del proceso, un proceso Off-Set es de mayor valor que un proceso serigráfico, pues en este último es menor la materia prima requerida. 

Finalmente, para formarse una idea general, pero ilustrativa, de los procesos empleados en esta empresa Gráfica, diremos que el resultado de cada proceso es un estampado, ya sea en cartón, un papel, una prenda de vestir, una lamina de plástico o un latón.

Descripción del proceso productivo

He considerado de vital importancia describir los pasos del proceso productivo, puesto que es aquí donde mejor podemos apreciar algunos de los elementos y factores que impactan al medio ambiente, que es precisamente lo que tenemos que tener claro antes de establecer y desarrollar el Sistema de Gestión Ambiental, SGA, en la empresa.

Previo a describir las distintas etapas del proceso productivo, diremos que la génesis de este es un dibujo que trae el cliente para ser reproducido, encenderemos por dibujo, un paisaje, un número, un logotipo, etc. En general, cualquier elemento que pueda ser dibujado. Luego, una vez definida la tarifa a cobrar al cliente, el dibujo es entregado al taller gráfico, es aquí donde comienza el proceso productivo.

6. Etapas del Proceso Productivo

En el taller Gráfico:

Etapa 1

El dibujo es re-dibujado en algún elemento duro, generalmente, cartón y haciendose un molde que sera utilizado en las demás fases del proceso.

Etapa 2

El molde de cartón entra al proceso de fotomecánica donde se le toma una impresión similar a una fotografía pero que es desarrollada en un estencil (lámina de plástico poroso muy parecido a una rejilla muy fina) del tamaño al que será impreso finalmente. Esta operación es repetida de acuerdo al número de estenciles o placas madres que se vallan a requerir, esto dependerá de si el proceso será continuo, osea hecho en la máquina estampadora, o sera hecho a mano. 

Cuando el proceso es hecho a mano se le denomina proceso serigráfico (aquí generalmente se necesitan varios estenciles o placas madres) y cuando el proceso es continuo, por el alto número de unidades solicitadas, el proceso es denominado Off-Set, osea, es hecho en máquinas estampadoras.

Una vez las placas madres o estenciles terminados pasan al la segunda fase del proceso, osea al taller de Estampado.

En el taller de Estampado:

Etapa 3

Una vez en el taller de estampado, es tomado el estencil o placa madre y se le aplica una prueba de color. Esto consiste en colocar el estencil en una maquina litografía y colorear todas las zonas que deben ir con color en el estampado. 

Esto se hace para probar que los calados (lugar por donde debe escurrir la pintura al ser estampado) hayan quedado con la abertura perfecta, si no es así, una vez en la máquina estampadora, la pintura se correrá dejando un estampado defectuoso e ilegible.

Etapa 4

Una vez concluida la prueba de color, tenemos que el estencil o placa madre está preparado para ser utilizado como el molde definitivo. Es así que en esta etapa la placa madre es insertada en la maquina estampadora la que es programada computacionalmente para aplicar los colores necesarios en la cantidad adecuada. Es en esta etapa donde se realiza la primera prueba para comprobar la efectividad del proceso que será aplicado a continuación.

Etapa 5

Ya revizado que la maquina estampadora está "a punto" son pasados los artículos que serán estampados, osea, esta es la etapa de estampado.

Etapa 6

Una vez salidos los artículos de la máquina de estampado, son dejados en unos estantes con bandejas por alrededor de 4 horas hasta obtener un secado óptimo. Osea, esta es la etapa de secado.

Cada artículo estampado, una vez seco pasa por un control de calidad, osea, cada producto es chequeado que haya quedado igual a la muestra hecha en la etapa de proceso 4, es decir que haya tomado el color definido en esta etapa y que la pintura no se haya corrido. Finalmente, los artículos son embalados y guardados en bodega hasta ser entregados o retirados por el cliente.

Ya conocidos, en términos generales, el proceso productivo, los productos y las personas involucradas con la empresa y a modo de ir visualizando los problemas ambientales de esta organización, se hará una lista de los puntos críticos que producto de la diaria operatoria de esta fábrica causa algún impacto ambiental en el medio ambiente y de esta forma dar respuesta al porque esta empresa debe aplicar los instrumentos estipulados en el Sistema de Gestión Ambiental y adoptar las acciones correctivas de mejoramiento continuo que le permitirán certificarse bajo la norma ISO 14.000.